Aby zpětná vazba měla správný efekt a lidé ji přijmuli, předchází jí důvěra a dobré vztahy. Na těch je potřeba od začátku pracovat, opravdu se o lidi zajímat a vytvořit si s nimi partnerský vztah. Protože pokud vám lidé věří, dokáží přijmout i kritiku a můžete docílit otevřené komunikace.
To samozřejmě chce svůj čas a velký kus práce. Je potřeba se o lidi kolem sebe skutečně zajímat, ptát se jich, jak se jim daří, být k nim upřímný a ujistit je, že jste tu pro ně.
Dobrým způsobem je začít se zpětnou vazbou nejdříve u sebe, protože lidi kolem sebe nemůžete změnit, ale můžete na ně mít velký vliv. Vyžádejte si u vašich podřízených či kolegů jejich pohled na vaši práci a ukažte jim, jak kritiku přijímat a dále s ní pracovat. Někteří podřízení se ze začátku zdráhají cokoliv svému šéfovi říct. Tam pomáhají dobře cílené otázky jako například: „Máte pocit, že dělám vše dokonale a není jediná věc, která by se dala zlepšit?”.
A jak lidem říkat i to nepříjemné?
Dlouhou dobu se propagovala takzvaná sendvičová metoda, kdy to negativní obalíte dvěma pozitivy. Výsledek však býval takový, že buď si z toho daná osoba vzala pouze to pozitivní, které převažuje, anebo vaši taktiku prokoukla a vaše pochvaly nebrala vážně.
Ve skutečnosti se mnohem více vyplácí jednat na rovinu, řešit věci co nejdříve a kritizovanému vysvětlit, že mu to všechno říkáte proto, že vám na něm záleží a věříte v jeho potenciál. Při předávání zpětné vazby byste nikdy neměli hodnotit osobnost, ale zaměřovat se pouze na konkrétní činy. Například popsat danou situaci, které jste byli svědkem, a věcně vylíčit chování hodnoceného člověka. Velice důležité je zmínit i dopady daného chování, co všechno chybné kroky způsobily. To pomáhá k lepšímu uvědomění a pochopení smyslu kritiky.
Aby zpětná vazba, ve které zazněla kritika, nepřišla nazmar, je vždy důležité myslet na další kroky. Dohodnout se na následujícím plánu, při kterém je možné dát prostor pro návrhy právě kritizované osobě. Díky této iniciativě bude mít větší chuť se do práce pustit, protože se jedná o vlastní nápad a bude cítit větší zodpovědnost za výsledek. Nezbytný je tedy i následný termín schůzky, aby bylo jasné, dokdy je potřeba vše domluvené splnit. Na této schůzce je možné zhodnotit, kam jste se posunuli a jaký bude další postup.
Chválit, chválit, chválit
Aby však nedošlo k frustraci hodnocených lidí, je důležité myslet i na upřímně myšlenou pochvalu. Ta ovšem nemusí zaznít ve stejný okamžik, kdy kritizujete. S pochvalami jinak nešetřete. Ukazuje se, že jednu kritiku v pracovním prostředí je potřeba vyvážit třemi pochvalami, aby byli lidé stále motivovaní. Důležité je chválit i za snahu, i když výsledek není až tak dokonalý. Ale díky snaze lidé dokáží na sobě pracovat a zlepšovat se. Pozitivní motivace je vždy příjemnější a efektivnější než ta negativní.
