Lidská civilizace dnes funguje na vzájemné komunikaci, sdělování a zpracovávání informací do podoby dokumentů, tudíž v současnosti dokumenty vznikají téměř ve všech oborech (školství nevyjímaje), kterými se lidé zabývají.
Úvodem si položme otázku, proč se vlastně zabývat správou a uchováváním dokumentů? Uchovat si přehled v dokumentech nebývá jednoduché ani v soukromí. Záleží samozřejmě na jejich množství i složitosti agend, které vyřizujeme. Nastolení pořádku ve správě dokumentů celé instituce není věru jednoduchý úkol a k tomu slouží dobře fungující systém správy dokumentů a jeho jednotlivé etapy jejich oběhu od příjmu, evidenci, rozdělování, oběhu, vyřizování a podepisování, odesílání, uchovávání a vyřazování (skartace), kterým se souhrnně říká spisová služba.
V současném 21. století stojíme na křižovatce mezi poměrem dokumentů papírových (analogových) a elektronických (digitálních). Školy a školská zařízení jako veřejnoprávní původci a orgány veřejné moci musí dle platné legislativy od 1. ledna 2027 vést povinně spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby bez atestace (oproti jiným veřejnoprávním původcům, kteří budou muset přejí na elektronický systém s atestací). Mateřské školy, výchovná, ubytovací i zařízení školního stravování, jsou-li samostatným právním subjektem, nejsou povinné spisovou službu vykonávat, avšak v praxi ji vykonávají v minimálním rozsahu kvůli vedení dokumentace ve správním řízení (přijímací řízení dětí). Zajištění odborné správy dokumentů metodicky ošetří Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy (MŠMT).
Důležitou oblastí je také tvorba a aktualizace vnitřní směrnice – spisového řádu a jeho nedílné součásti – spisového a skartačního plánu, která je nejdůležitějším předpisem také z hlediska GDPR a měla by stručně a výstižně popsat celý oběh dokumentů podle konkrétních podmínek školy/školského zařízení. Od příštího roku dochází k výrazné změně v typologii dokumentů zrušením skupiny V (výběr), proto je nutné spisový a skartační plán ve spolupráci s příslušným archivem nejdéle do 31. prosince tohoto roku aktualizovat. Typy dokumentů, které škola zpracovává je nutné nově rozdělit pouze do dvou skupin: A (dokumenty trvalé hodnoty – archiválie, jejichž výčet najdeme v příloze 2 archivního zákona) a S (dokumenty bez trvalé hodnoty – skartace). Aktualizovaný spisový a skartační plán musí být poté implementován do elektronické spisové služby k 1. lednu 2027.
Předpokladem budoucí práce je efektivní propojení s dalšími školskými informačními systémy – AIS/ISSD (například Bakaláři, Škola on-line) s elektronickou spisovou službou. Tyto informační systémy nebudou atestované, ale vznikají v nich též dokumenty typu A (např. třídní katalogy, maturitní protokoly apod.), proto musí být zajištěno jejich dlouhodobé uchovávání, to znamená zajištění věrohodnosti (autenticity) původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu i čitelnosti, tvorby i správy metadat a připojení údajů prokazujících existenci dokumentů v čase do doby provedení výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení v souladu s § 3, odst. 5 archivního zákona.
Každý došlý nebo odeslaný dokument se může stát jedinečným historickým pramenem, proto je kvalitní výkon spisové služby páteřním systémem a neměl by být podceňován. Vybrané nejdůležitější dokumenty školy nebo školského zařízení se na konci životního cyklu, během skartačního řízení, stanou archiváliemi. Příslušné správní úřady na úseku archivnictví (státní archivy s okresními archivy) provádí kontroly výkonu spisové služby dle § 71 a 72 archivního zákona a pokud jsou zjištěna jeho hrubá porušení dle § 74, odst. 6 až 10 může být udělena sankce dle § 74, odst. 12c) až do výše 200 000 Kč.
Archivy, ale i další paměťové instituce v České republice (muzea, galerie či knihovny), tyto důležité historické dokumenty nejen uchovávají pro budoucí generace, ale dále je zpracovávají a zpřístupňují je zájemcům z řad historiků, studentů či dalších badatelů, a slouží i pro původce (instituce) samotné i pro další veřejné instituce (soudy, Policii apod.).
V současné době probíhá celorepublikové vzdělávání Středním článkem podpory MŠMT. Členové tohoto týmu ve spolupráci s Odborem archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra, kterému je archivní a spisová legislativa resortně příslušná, připravují metodiku k výkonu spisové služby v elektronické podobě škol a školských zařízení, která by měla být dostupná během tohoto roku.
Zdroje
Legislativa:
1. Základní a související národní předpisy
- Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů v platném znění (archivní zákon)
- Vyhláška č. 259/2012 o podrobnostech výkonu spisové služby v platném znění
- Vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisově službě a o změně některých zákonů v platném znění
- Zákon č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (eGovernment) ve znění novely zák. č. 298/2016 Sb.,
- Vyhláška č. 193/2009 Sb. o stanovení podrobností autorizované konverze dokumentů,
- Vyhláška č. 194/2009 Sb. o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek v platném znění (vyhlášky č. 422/2010 Sb.),
- Národní standard pro elektronické spisové služby, Věstník Ministerstva vnitra, částka 85/2024 (část II)
- Zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci (DEPO)
- Zákon č. 297/2016 Sb. o službách vytvářející důvěru pro elektronické transakce,
- Zákon č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů,
- Zákon č. 412/2005 Sb. o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti ve znění pozdějších předpisů,
- Zákon č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů,
- Zákon č. 12/2020 Sb. o právu na digitální služby a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů,
- Zákon č. 500/2004 Sb. správní řád
2. Evropské předpisy
- Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES (eIDAS)
- Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/680 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů příslušnými orgány za účelem prevence, vyšetřování, odhalování či stíhání trestných činů nebo výkonu trestů, o volném pohybu těchto údajů a o zrušení rámcového rozhodnutí Rady 2008/977/SVV (GDPR)
3. Školská legislativa a metodika
- Zákon č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání, ve znění pozdějších předpisů (školský zákon), v platném znění (§ 28 Dokumentace škol a školských zařízení, § 174 Inspekční zpráva)
- Vyhláška č. 48/2005 Sb., o základním vzdělávání a některých náležitostech plnění povinné školní docházky v platném zn
- Vyhláška č. 364/2005 Sb., o vedení dokumentace škol a školských zařízeních a školní matriky a o předávání údajů z dokumentace škol a školských zařízení ze školní matriky, ve znění pozdějších předpisů
- Novela vyhl. č. 177/2009 Sb. vyhl. č. 273/2011 o bližších podmínkách ukončování vzdělávání ve středních školách maturitní zkouškou v platném znění
- Seznam povinné dokumentace škol a školských zařízení pro školní rok 2006/2007, čj. 27 101/2005-21
Základní literatura a zdroje:
- Irena Hajzlerová: Spisová služba ve školství. Jak pečovat o digitální a listinné dokumenty, Karviná 2021
- Miroslav Kunt – Tomáš Lechner: Spisová služba, Praha, 2017
- Archivnictví a spisová služba
- Vzdělávací akce
Metodiky ke skartačnímu řízení a vzory spisových řádů:
